Danmark skal bruge PDF/A fra 2011

Danmark skal bruge PDF/A fra 2011

Folketinget har netop besluttet af offentlige virksomheder og institutioner fra april 2011, skal benytte PDF/A-formatet til afsendelse af ikke-redigerbare dokumenter. Til redigerbare dokumenter blev det ODF der løb af med sejren over fx Microsoft OOXML.

For ca. 2 år siden stiftede jeg den første (og eneste) danske erfa-gruppe om PDF/A. Med i gruppen er bl.a. Statens Arkiver, PBS, Kort og Matrikelstyrelsen, KMD og e-Boks. På gruppens sidste møde i slutningen af 2009, blev vi sjovt nok enige om at PDF/A i virkeligheden nok egner sig lige så godt til distribution som til arkivering. Nogle vil endda sige at formatet er bedre til distribution af dokumenter end det er til arkivering.

En af styrkerne, set i forhold til distribution, er at alle benyttede fonte skal indlejres i PDF/A-dokumentet. Dette sikrer at alle der åbner dokumentet, ser det på den måde det er tænkt – en eksakt visuel reproduktion. Set i forhold til arkivering, så fylder et PDF/A-dokument med indlejrede fonte, en hel del mere end en alm. PDF. For os der tænker meget på langtidsarkivering af digitale dokumenter, er det ikke helt uvæsentligt om et dokument fylder 30 KB eller 100 KB. – Specielt ikke hvis man lagrer 1.000.000 dokumenter pr. måned eller år.

Idéen med PDF/A er, at det også skal være muligt at åbne nutidens digitale dokumenter om mange år. Nu hvor en meget stor del af vores daglige dokumenter bliver født digitalt og aldrig kommer ud på papir, så er det vigtigt at vi tænker over hvordan disse dokumenter også kan åbnes om 50 år. Jeg talte med nogle folk fra Airbus, der kunne fortælle at de skulle gemme deres dokumenter i 99 år. Det er godt nok lang tid. Jeg kan komme i tanke om formater fra bare 10-15 år siden, der ikke længere kan åbnes. Senest opdagede jeg at jeg ikke længere havde en fungerende afspiller af mine VHS-bånd. Og hvem har stadig et diskettedrev? Jeg har ikke, men jeg ved at jeg stadig har nogle disketter et sted.

Hvis man skulle have lyst til en tur i det filosofiske hjørne, så kan man jo tænke lidt over hvor mange vigtige informationer vi den dag i dag stadig har adgang til fra fortiden. Helt tilbage fra hulemalerierne, runesten, dødehavsruller og papyrusser er der blevet videregivet værdifuld viden. Disse medier har virkeligt holdt længe. Noget længere end den gennemsnitlige levetid på en CD-Rom.. Hvad vil der ske i fremtiden, hvis nutidens viden forsvinder? I vores dage sidder der jo ikke nogen og hakker 0 og 1-taller ind i medier der forventes at holde i flere hundrede år.. Og nøjagtig derfor er det vigtigt at både private og virksomheder har en plan for at bevare deres viden og “arv”.

Fra 2011 hedder “Planen” altså PDF/A i Danmark
– når der gælder distribution af ikke-redigerbare dokumenter til virksomheder og borgere

Facts:

• PDF for Archiving – ISO-standard for hvordan elektroniske dokumenter skal gemmes med henblik på langtidsarkivering i PDF-formatet.
• Den officielle ISO standard hedder ISO 19005-1:2005 
• PDF/A-1b – Eksakt visuel reproduktion af dokument
• PDF/A-1a – Eksakt visuel reproduktion af dokument PLUS oplysninger om tekst i Unicode format samt dokumentets opbygning.
• Der arbejdes på en ny PDF/A-2 standard, der kommer til at bygge på PDF Standard 1.7 (Kom med Adobe Acrobat 8). Denne standard forventes klar i år 2010

Følgende er forbudt i PDF/A:

• Bookmarks og links – Kan være der, men skal være inaktive
• Formularfelter – Tekst er ok
• Knapper – ingen handlinger
• JavaScript – ingen handlinger
• Annotationer – standard er tilladt
• Lyd og video – Forbudt
• Inkluderede filer – Ingen filer med eksterne afhængigheder
• Lag (Layers) – Ikke endnu (PDF/A-2)
• JPEG2000 Komprimering – Ikke endnu (PDF/A-2)

Her findes en række tekniske dokumenter, der bl.a. beskriver alt det grundlæggende om PDF/A samt farver, sikkerhed, digitale signaturer og XMP i PDF/A: http://pdfa.org/doku.php?id=pdfa:en:techdoc

Du kan købe standarden her: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=38920

Har du spørgsmål om PDF/A, så er du velkommen til at ringe på 22 40 44 03 eller skrive til michaelfraydk@gmail.com