Papirløse møder

Slut med at bunkevis af dagsordner, sager, aktiver, bilag og referater fra tidligere møder

360° Paperless Meetings for iPad og OneNote/TabletPC
er en ny løsning fra Software Innovation A/S, der kan realisere en effektiv papirløs behandling af punkter på dagsordenen og sager i f.eks. byråd, bestyrelser, råd og udvalg.

Møder, dagsordener, bilag og andre dokumenter eksporteres direkte fra virksomhedens ECM eller ESDH-løsning, og struktureres på en måde der gør den enkel at navigere i. Derefter gøres eksporten tilgængelig for nedhentning af den enkelte mødedeltager. Det eneste brugeren har behov for er, en iPad eller en Tablet-PC med adgang til Internet eller kommunens eget netværk og en konto på kommunens “distributionsserver”.

Software Innovation A/S har lavet to udgaver af “360° Paperless Meetings”. En version til Tablet-PC for dem der foretrækker PC og funktionaliteten i Microsoft OneNote, og en til iPad for dem der foretrækker de muligheder der ligger i multi-touch-funktionaliteten som den slags enheder har.

Grundlæggende funktionalitet er den samme i begge løsninger:

• Hente møder
  
• Overblik over dagsordener og sager
  
• Hente og læse møde- og sagsdokumenter
  
• Navigere mellem sager
  
• Skrive og dele kommentarer på sager – både før og under møder
  
• Søge efter sager og dokumenter
  

Fordele ved “360° eMeetings” for iPad og Tablet-PC:

• Let adgang til informationer og dokumenter for den enkelte politiker, udvalgsmedlemmer og andre mødedeltagere.
  
• Opgør med papirbunkerne – Slut med at slæbe rundt på store mængder af papir.
  
• Søg på tværs af sager, dokumenter samt notater, og få hurtigere overblik og grundlag for en effektiv beslutningsproces.
  
• Frigør ressourcer og eliminere dyre og tidskrævende arbejdsgange med print, kopiering og udsendelse.
  
• Forbedret C02 og miljøregnskab – Skåner regnskoven og profilerer kommunen positivt som værende både innovativ og miljøbevidst.
  
• Digitale processer er en forudsætning for yderligere effektivisering og automatisering af arbejdsgange.
  

Jeg har selv prøvet løsningen på iPad et par gange, og der fungerer super godt. Personligt synes jeg iPad’s er fedest, så det er den jeg vil fokusere på her:

360° eMeetings hedder applikationen til iPad.
Den en ægte iPad-applikation, hvor man kan pege, klikke og navigere mellem sager. Dokumenter kan overføres og lagres lokalt i f.eks. GoodReader, iBooks og tilsvarende.

Startbilledet i 360° eMeetings er brugervenligt designet som en hylde hvor brugerens “mødebøger” er gemt.

Den intuitive Indholdsfortegnelse vises når en “mødebog” åbnes. Med “mødebog” menes dagsorden og sager. Under hver sag ligger der dokumenter og bilag, som kan åbnes for visning og nedhentning med et enkelt fingertryk.

Med 360° eMeetings er det også muligt at søge i møder og dokumenter, skrive egne kommentarer på sagerne og dele disse med andre mødedeltagere eller udvalgsmedlemmer. Man kan søge i både fritekst og dokumenter.

For at kunne navigere mellem møder og sager, skal iPad-løsningen have netadgang til “distributionsserveren” hvor møder, sager og dokumenter publiceres. Dokumenterne kan hentes ned til offline brug i det udgivne format, og kan læses i f.eks. GoodReader, EverNote og iBooks.

At applikationen er baseret på konstant netadgang til distributionsserveren, betyder også at dagsordner, sager og dokumenter automatisk bliver opdateret.

Som udgangspunkt gemmes der ikke nogen dokumenter på selve iPad’en. Dette giver en øget sikkerhed, da dokumenter ikke vil falde i de forkerte hænder selv om en iPad skulle blive stjålet eller tabt. For mange iPad-ejere er det naturlig at dele deres enhed med deres familie. Også her er det en sikkerhedsmæssig fordel at der ikke lagres nogen følsomme oplysninger lokalt på iPad’en.

Alt i alt er denne løsning meget lovende, og den tager at alvorligt skridt i retningen af den papirløse virksomhed. – Og det kan jeg godt lide!

Et godt bud på en case til Papirfri dag 2011, den 27. oktober…