TAC skal du have…

Hvordan sikrer din organisation sig at de filer der arkiveres elektronisk i dag, også kan læses i fremtiden?

Flere og flere virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder har et eller flere systemer til at håndtere deres elektroniske dokumenter, e-mails, sager, billeder m.m. Mange af disse virksomheder har dog ikke helt kontrol over hvilke filformater de tillader arkivering af. På den korte bane har det sjældent nogen betydning, da de formater vi i dag anvender til at skrive breve, rapporter, kontrakter, mails osv. med al sandsynlighed vil eksistere i flere år endnu. F.eks. Docx, ODF, OOXML, Xlsx.. Kommende versioner af f.eks. OfficePakken vil også kunne læse de gamle formatversioner i en årerække. Der er mig bekendt stadig ingen problemer med at læse f.eks. .doc og .xls endnu.

MEN! F.eks. er Office 95-formater ikke længere at finde på listen over gamle office-formater der stadig kan åbnes. Faktisk mener jeg at mulighed for åbning af Office 95 dokumenter forsvandt i Office 2007 – 12 år nåede det format at blive før der afgik ved “døden”. Det er derfor rimeligt at antage at de formatversioner vi anvender i dag også er væk om 10-15 år. Som tidligere nævnt er dette ikke noget problem på den korte bane. Men så snart vi begynder at tale om at dokumenter skal gemmes i f.eks. 20, 50 el 99 år bliver det en helt anden sag.

Hvordan sikrer din organisation sig at arkiverede filer også kan åbnes om 20,50 og 99 år?

Meget ofte er det love der bestemmer hvor lang tid forskellige dokumenter skal gemmes. Alt efter hvilken type indhold det drejer sig om, eller hvilken branche og lande der opereres i, så er der forskellige love og krav. Regnskabsmateriale skal gemmes i en periode, personalesager må kun gemmes i en bestemt periode, forsikringssager skal gemmes i et stykke tid efter en person er død eller ophører som kunde, nogle dokumenter skal bevares så længe virksomheden eksisterer og så videre.

Hvis der konstateres et behov for at gemme noget i digital form i mere end 10-15 år, giver det derfor god mening at tænke over hvordan dette kommer til at kunne lade sig gøre.

En tabel over tilladt indhold og formater (TAC) vil kunne hjælpe organisationen med at sikre den lange bevaring. En TAC beskriver de formater og versioner der tillades i systemet, og den plan der er lagt for bevaring i et givent antal år. En TAC bør være en naturligdel af ILM – Information Lifecycle Management. (Håndtering og styring af indhold fra “vugge til grav”.)

 

 

 

 

Det første naturlige skridt i en hver organisation der arkiverer elektroniske dokumenter, må være at fastslå disse krav og behov. I princippet for hvert eneste stykke indhold der findes. Om ikke andet så mindst for det indhold der anses for at være kritisk og væsentligt. Vær opmærksom på at noget indhold indgår i flere sammenhænge med forskellige krav, og det kan have forskellige Retention Perioder afhængigt af hvilke kanaler det kom ind ad.

(Tak til Peter Lange, IBM for hans gode forslag om at mødes over en øl for at tale om kanalafhængige retention planer)

De fremvisere der findes f.eks. til PDF-dokumenter, lever ikke alle op til alle standarderne. Det kan være godt at sørge for at de viewere der vælges, også understøtter de valgte formater efter de anvendte standarder. Helst fuldt ud, da dette sandsynligvis vil medføre en mere gnidningsfri og korrekt anvendelse og fremvisning af dokumenterne, samt større sandsynlighed for at der kan foretages gode konverteringer undervejs.

To do’s:

1. Fastslå omfang, behov og krav for arkivering.
2. Fastslå hvilke filformater og versioner der arkiveres i dag.’
3. Tag stilling til formater der ønskes anvendt. Brug fx guiden nederst.
4. Opret en TAC, der beskriver tilladte filversioner og planer for bevaring.
5. Gennemgå løbende behov for nye filformater.
6. Holde øje med om ikke-tilladte filformater alligevel skulle snige sig ind i systemet.

Forklaringer

:

Indhold
Direkte oversat fra det engelske ord/begreb “content”. I de fleste sammenhænge drejer det sig om dokumenter af forskellige art. Men kan også være f.eks. lyd, video, flash og andet multimedieindhold.

Records Management

Bevaring af vital forretningsdokumentation. En “Record” kan bestå af en eller flere dokumenter og andet indhold. Når disse aktivt gemmes (arkiveres) med henblik på bevaring i en period kan de betegnes de som en “Record”. En “Record” bør ikke være redigerbar. Records Management er derfor de dicipliner der har med håndtering og styring af Records at gøre.

Retention Periode

I forbindelse med Records Management, menes den periode et stykke indhold bør gemmes.

TAC – Table of Accepted Content

Det indhold der accepters til arkivering. Der skelnes imellem formater til arkivering og formater der benyttes så længe indholdet er redigerbart.

Formatversioner

Selve filformatet og versionen af samme. F.eks. er der forskel på PDF, version 1.4 og PDF, version 1.7 – De er begge PDF, men er vidt forskellige. Derfor er det versionen af formatet der er afgørende for analysen.

Figur 1 – Simpel kontrol – er dokumentets formatversion optaget i TAC

Analyse af Indhold

 

 

 

 

 

Figur 2 – Skal formatversion accepteres og optages i TAC

Følgende kan bruges til at give et hurtigt overblik over det indhold der analyseres.

Lovgivning / regler:

Indholds / Dokumenttype:
Skal gemmes så længe:
Må højest gemmes så længe:
Vi ønsker at gemme det så længe:

Nogle krav kan også være “Så længe personen lever” eller så “længe produktet er i brug”. Her vil der være behov for en jævnlig kontrol / gennemgang, hvis det ikke kan konstateres automatisk.

Formater:

Format:
Version:

Versionens forventede levetid: x år
Formatets forventede levetid: x år

Er formatet en standard:
Hvilken standard:
Er formatet i øvrigt et veldokumenteret format:

Primær fremviser:
Link til download af Reader:

Sekundær fremviser:
Link til download af Reader:

Øvrige fremvisere:

Kan formatet konverteres til ny version:
Kan formatet konverteres til andre formater:

Hvilke formater kan konverteres til:

Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af data:
Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af formatering:

Er formatet krypteret:
Er dokumentet beskyttet med password:
Er dokumentet signeret digitalt:

Eksempel

:

Lovgivning / regler:

Indholds / Dokumenttype: Teknisk dokumentation for maskine
Skal gemmes så længe: 50 år
Må højest gemme så længe: Ikke aktuelt
Jeg ønsker at gemme det så længe: 52 år

Formater:

Format: PDF
Version: 1.7

Versionens forventede levetid: 2 år
Formatets forventede levetid: 100 år

Er formatet en standard: Ja
Hvilken standard: ISO 32000-1:2008
Er formatet i øvrigt et veldokumenteret format: Ja

Primær fremviser: Acrobat Reader
Link til download af Reader: http://get.adobe.com/dk/reader/

Sekundær fremviser: Foxit Reader
Link til download af Reader: http://www.foxitsoftware.com/products/reader/

Øvrige fremvisere: Tracker Software, Xchange Viewer og Nuance PDF Reader

Kan formatet konverteres til ny version: Ja
Kan formatet konverteres til andre formater: Ja

Hvilke formater kan konverteres til: Word

Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af data: Uden tab
Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af formatering: Med tab

Er formatet krypteret: Nej
Er dokumentet beskyttet med password: Nej
Er dokumentet signeret digitalt: Nej

Husk også at ESDH/ECM-løsningens metadata og historik for hvert dokument også skal gemmes (og slettes)..

Om forfatteren:

Michael Fray er forretningsrådgiver hos Software Innovation A/S, hvor han rådgiver store og mellemstore offentlige og private virksomheder om Enterprise Content Management (ECM). Michael udgav i slutningen af 2008 Danmarks første bog om ECM og er i dag bl.a. formand for den Europæiske organisation for Content and Document Management (CDM Europe).