Hvordan sikrer din organisation sig at de filer der arkiveres elektronisk i dag, også kan læses i fremtiden?

Flere og flere virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder har et eller flere systemer til at håndtere deres elektroniske dokumenter, e-mails, sager, billeder m.m. Mange af disse virksomheder har dog ikke helt kontrol over hvilke filformater de tillader arkivering af. På den korte bane har det sjældent nogen betydning, da de formater vi i dag anvender til at skrive breve, rapporter, kontrakter, mails osv. med al sandsynlighed vil eksistere i flere år endnu. F.eks. Docx, ODF, OOXML, Xlsx.. Kommende versioner af f.eks. OfficePakken vil også kunne læse de gamle formatversioner i en årerække. Der er mig bekendt stadig ingen problemer med at læse f.eks. .doc og .xls endnu.

MEN! F.eks. er Office 95-formater ikke længere at finde på listen over gamle office-formater der stadig kan åbnes. Faktisk mener jeg at mulighed for åbning af Office 95 dokumenter forsvandt i Office 2007 – 12 år nåede det format at blive før der afgik ved “døden”. Det er derfor rimeligt at antage at de formatversioner vi anvender i dag også er væk om 10-15 år. Som tidligere nævnt er dette ikke noget problem på den korte bane. Men så snart vi begynder at tale om at dokumenter skal gemmes i f.eks. 20, 50 el 99 år bliver det en helt anden sag.

Hvordan sikrer din organisation sig at arkiverede filer også kan åbnes om 20,50 og 99 år?

Meget ofte er det love der bestemmer hvor lang tid forskellige dokumenter skal gemmes. Alt efter hvilken type indhold det drejer sig om, eller hvilken branche og lande der opereres i, så er der forskellige love og krav. Regnskabsmateriale skal gemmes i en periode, personalesager må kun gemmes i en bestemt periode, forsikringssager skal gemmes i et stykke tid efter en person er død eller ophører som kunde, nogle dokumenter skal bevares så længe virksomheden eksisterer og så videre.

Hvis der konstateres et behov for at gemme noget i digital form i mere end 10-15 år, giver det derfor god mening at tænke over hvordan dette kommer til at kunne lade sig gøre.

En tabel over tilladt indhold og formater (TAC) vil kunne hjælpe organisationen med at sikre den lange bevaring. En TAC beskriver de formater og versioner der tillades i systemet, og den plan der er lagt for bevaring i et givent antal år. En TAC bør være en naturligdel af ILM – Information Lifecycle Management. (Håndtering og styring af indhold fra “vugge til grav”.)

Det første naturlige skridt i en hver organisation der arkiverer elektroniske dokumenter, må være at fastslå disse krav og behov. I princippet for hvert eneste stykke indhold der findes. Om ikke andet så mindst for det indhold der anses for at være kritisk og væsentligt. Vær opmærksom på at noget indhold indgår i flere sammenhænge med forskellige krav, og det kan have forskellige Retention Perioder afhængigt af hvilke kanaler det kom ind ad.

(Tak til Peter Lange, IBM for hans gode forslag om at mødes over en øl for at tale om kanalafhængige retention planer)

De fremvisere der findes f.eks. til PDF-dokumenter, lever ikke alle op til alle standarderne. Det kan være godt at sørge for at de viewere der vælges, også understøtter de valgte formater efter de anvendte standarder. Helst fuldt ud, da dette sandsynligvis vil medføre en mere gnidningsfri og korrekt anvendelse og fremvisning af dokumenterne, samt større sandsynlighed for at der kan foretages gode konverteringer undervejs.

To do’s:

1. Fastslå omfang, behov og krav for arkivering.
2. Fastslå hvilke filformater og versioner der arkiveres i dag.’
3. Tag stilling til formater der ønskes anvendt. Brug fx guiden nederst.
4. Opret en TAC, der beskriver tilladte filversioner og planer for bevaring.
5. Gennemgå løbende behov for nye filformater.
6. Holde øje med om ikke-tilladte filformater alligevel skulle snige sig ind i systemet.

Forklaringer

:

Indhold
Direkte oversat fra det engelske ord/begreb “content”. I de fleste sammenhænge drejer det sig om dokumenter af forskellige art. Men kan også være f.eks. lyd, video, flash og andet multimedieindhold.

Records Management

Bevaring af vital forretningsdokumentation. En “Record” kan bestå af en eller flere dokumenter og andet indhold. Når disse aktivt gemmes (arkiveres) med henblik på bevaring i en period kan de betegnes de som en “Record”. En “Record” bør ikke være redigerbar. Records Management er derfor de dicipliner der har med håndtering og styring af Records at gøre.

Retention Periode

I forbindelse med Records Management, menes den periode et stykke indhold bør gemmes.

TAC – Table of Accepted Content

Det indhold der accepters til arkivering. Der skelnes imellem formater til arkivering og formater der benyttes så længe indholdet er redigerbart.

Formatversioner

Selve filformatet og versionen af samme. F.eks. er der forskel på PDF, version 1.4 og PDF, version 1.7 – De er begge PDF, men er vidt forskellige. Derfor er det versionen af formatet der er afgørende for analysen.

Figur 1 – Simpel kontrol – er dokumentets formatversion optaget i TAC

Analyse af Indhold

Figur 2 – Skal formatversion accepteres og optages i TAC

Følgende kan bruges til at give et hurtigt overblik over det indhold der analyseres.

Lovgivning / regler:

Indholds / Dokumenttype:
Skal gemmes så længe:
Må højest gemmes så længe:
Vi ønsker at gemme det så længe:

Nogle krav kan også være “Så længe personen lever” eller så “længe produktet er i brug”. Her vil der være behov for en jævnlig kontrol / gennemgang, hvis det ikke kan konstateres automatisk.

Formater:

Format:
Version:

Versionens forventede levetid: x år
Formatets forventede levetid: x år

Er formatet en standard:
Hvilken standard:
Er formatet i øvrigt et veldokumenteret format:

Primær fremviser:
Link til download af Reader:

Sekundær fremviser:
Link til download af Reader:

Øvrige fremvisere:

Kan formatet konverteres til ny version:
Kan formatet konverteres til andre formater:

Hvilke formater kan konverteres til:

Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af data:
Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af formatering:

Er formatet krypteret:
Er dokumentet beskyttet med password:
Er dokumentet signeret digitalt:

Eksempel

:

Lovgivning / regler:

Indholds / Dokumenttype: Teknisk dokumentation for maskine
Skal gemmes så længe: 50 år
Må højest gemme så længe: Ikke aktuelt
Jeg ønsker at gemme det så længe: 52 år

Formater:

Format: PDF
Version: 1.7

Versionens forventede levetid: 2 år
Formatets forventede levetid: 100 år

Er formatet en standard: Ja
Hvilken standard: ISO 32000-1:2008
Er formatet i øvrigt et veldokumenteret format: Ja

Primær fremviser: Acrobat Reader
Link til download af Reader: http://get.adobe.com/dk/reader/

Sekundær fremviser: Foxit Reader
Link til download af Reader: http://www.foxitsoftware.com/products/reader/

Øvrige fremvisere: Tracker Software, Xchange Viewer og Nuance PDF Reader

Kan formatet konverteres til ny version: Ja
Kan formatet konverteres til andre formater: Ja

Hvilke formater kan konverteres til: Word

Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af data: Uden tab
Vil konverteringen sandsynligvis være med eller uden tab af formatering: Med tab

Er formatet krypteret: Nej
Er dokumentet beskyttet med password: Nej
Er dokumentet signeret digitalt: Nej

Husk også at ESDH/ECM-løsningens metadata og historik for hvert dokument også skal gemmes (og slettes)..

Om forfatteren:

Michael Fray er forretningsrådgiver hos Software Innovation A/S, hvor han rådgiver store og mellemstore offentlige og private virksomheder om Enterprise Content Management (ECM). Michael udgav i slutningen af 2008 Danmarks første bog om ECM og er i dag bl.a. formand for den Europæiske organisation for Content and Document Management (CDM Europe).

Slut med at bunkevis af dagsordner, sager, aktiver, bilag og referater fra tidligere møder

360° Paperless Meetings for iPad og OneNote/TabletPC
er en ny løsning fra Software Innovation A/S, der kan realisere en effektiv papirløs behandling af punkter på dagsordenen og sager i f.eks. byråd, bestyrelser, råd og udvalg.

Møder, dagsordener, bilag og andre dokumenter eksporteres direkte fra virksomhedens ECM eller ESDH-løsning, og struktureres på en måde der gør den enkel at navigere i. Derefter gøres eksporten tilgængelig for nedhentning af den enkelte mødedeltager. Det eneste brugeren har behov for er, en iPad eller en Tablet-PC med adgang til Internet eller kommunens eget netværk og en konto på kommunens “distributionsserver”.

Software Innovation A/S har lavet to udgaver af “360° Paperless Meetings”. En version til Tablet-PC for dem der foretrækker PC og funktionaliteten i Microsoft OneNote, og en til iPad for dem der foretrækker de muligheder der ligger i multi-touch-funktionaliteten som den slags enheder har.

Grundlæggende funktionalitet er den samme i begge løsninger:

• Hente møder
  
• Overblik over dagsordener og sager
  
• Hente og læse møde- og sagsdokumenter
  
• Navigere mellem sager
  
• Skrive og dele kommentarer på sager – både før og under møder
  
• Søge efter sager og dokumenter
  

Fordele ved “360° eMeetings” for iPad og Tablet-PC:

• Let adgang til informationer og dokumenter for den enkelte politiker, udvalgsmedlemmer og andre mødedeltagere.
  
• Opgør med papirbunkerne – Slut med at slæbe rundt på store mængder af papir.
  
• Søg på tværs af sager, dokumenter samt notater, og få hurtigere overblik og grundlag for en effektiv beslutningsproces.
  
• Frigør ressourcer og eliminere dyre og tidskrævende arbejdsgange med print, kopiering og udsendelse.
  
• Forbedret C02 og miljøregnskab – Skåner regnskoven og profilerer kommunen positivt som værende både innovativ og miljøbevidst.
  
• Digitale processer er en forudsætning for yderligere effektivisering og automatisering af arbejdsgange.
  

Jeg har selv prøvet løsningen på iPad et par gange, og der fungerer super godt. Personligt synes jeg iPad’s er fedest, så det er den jeg vil fokusere på her:

360° eMeetings hedder applikationen til iPad.
Den en ægte iPad-applikation, hvor man kan pege, klikke og navigere mellem sager. Dokumenter kan overføres og lagres lokalt i f.eks. GoodReader, iBooks og tilsvarende.

Startbilledet i 360° eMeetings er brugervenligt designet som en hylde hvor brugerens “mødebøger” er gemt.

Den intuitive Indholdsfortegnelse vises når en “mødebog” åbnes. Med “mødebog” menes dagsorden og sager. Under hver sag ligger der dokumenter og bilag, som kan åbnes for visning og nedhentning med et enkelt fingertryk.

Med 360° eMeetings er det også muligt at søge i møder og dokumenter, skrive egne kommentarer på sagerne og dele disse med andre mødedeltagere eller udvalgsmedlemmer. Man kan søge i både fritekst og dokumenter.

For at kunne navigere mellem møder og sager, skal iPad-løsningen have netadgang til “distributionsserveren” hvor møder, sager og dokumenter publiceres. Dokumenterne kan hentes ned til offline brug i det udgivne format, og kan læses i f.eks. GoodReader, EverNote og iBooks.

At applikationen er baseret på konstant netadgang til distributionsserveren, betyder også at dagsordner, sager og dokumenter automatisk bliver opdateret.

Som udgangspunkt gemmes der ikke nogen dokumenter på selve iPad’en. Dette giver en øget sikkerhed, da dokumenter ikke vil falde i de forkerte hænder selv om en iPad skulle blive stjålet eller tabt. For mange iPad-ejere er det naturlig at dele deres enhed med deres familie. Også her er det en sikkerhedsmæssig fordel at der ikke lagres nogen følsomme oplysninger lokalt på iPad’en.

Alt i alt er denne løsning meget lovende, og den tager at alvorligt skridt i retningen af den papirløse virksomhed. – Og det kan jeg godt lide!

Et godt bud på en case til Papirfri dag 2011, den 27. oktober…

Som lidt af en fagnørd, er jeg meget glad for fagudtryk, forkortelser, TLA’s og eTLA’s og andet der får mig til at lyde smart. Ved at læse Christian Walkers blogindlæg i dag, blev jeg mindet om noget vigtigt. Fokuser på nytteværdien af elektronisk dokumenthåndtering, ESDH, ECM m.m. frem for smarte ord og begreber.

Er du konsulent eller leverandør, så tænk engang over følgende. Kom gerne med input og lignende eksempler.

Jeg er ligeglad med “Records Management” og “Retentionplaner“. Jeg bekymrer mig om at bevare historien til kommende generationer. Jeg interesserer mig for at gøre informationer tilgængelige. Jeg bryder mig om at holde det offentlige og virksomheder ansvarlige. Jeg bryder mig om at tage sunde forretningsmæssige beslutninger.

Jeg er ligeglad med Metadata og Keywords. Jeg bryder mig om at sørge for at folk kan finde de rette informationer på de rette tidspunkter. Jeg bryder mig om at blive præsenteret for informationer med mening for mig.

Jeg er ligeglad med buzz-sætninger der indeholder ordet “engagement“.
Jeg bryder mig om at have med mine kunder, kolleger, medarbejdere, osv. på en måde der er meningsfuld.

Jeg er ligeglad med ECM. Jeg bryder mig om at løse forretningsmæssige problemer. Jeg bryder mig om at innovere for at gøre min virksomhed bedre. Jeg bryder mig om at opbygge en overbevisende portal og / eller hjemmeside. Jeg bryder mig om at få mine ting gjort på den nemmeste og mest effektive måde. Jeg bryder mig om at leve op til mine juridiske, faglige og sociale forpligtelser.

Jeg bryder mig ikke om social-et-eller-andet. Jeg bryder mig om at finde mennesker og informationer, der kan give mig svaret.

Jeg er ligeglad med hvad du kalder det, hvad I kalder jer og alle dine smarte ord og forkortelser. Jeg bryder mig om, hvad du kan gøre for at hjælpe mig.

Kort sagt, fokuser på behov og ikke på smarte ord og vendinger…

TLA’s = Three-letter acronym’s
eTLA’s = Extended Three-letter acronym’s

Det har vist sig ikke at være helt nemt. Det er mange år siden jeg sidst har lært et nyt programmeringssprog, så jeg gik på jagt efter den nemmeste måde at lave app’s til iPhonen..

Jeg skriver en anden dag om vejen til de værktøjer jeg nu har valgt. Det korte af det lange er, at jeg har valgt at bruge Corona SDK fra Ansca Mobile – Har sket al programmering i sproget “Lua” og man kan bygge sine App’s til både iOS og Android i samme værktøj- og dermed spare en masse tid..

Jeg kendte i forvejen ikke noget til Lua, men med lidt kendskab til Javascript, vb script og lidt andet, så var det forholdvis enkelt at sætte sig ind i. Corona har også et ganske fint SDK med en masse gode eksempler man kan lære af.

I dag fandt jeg så det næste fede værktøj – SpriteDeck… Et værktøj til der gør at man visuelt kan opbygge app’s UDEN af skulle programmere. Programmet kan både designe flere skærmbilleder (scenes) til samme App og animationer.

SpriteDeck findes både til Windows og Mac OS.

Her har jeg f.eks. roteret vores logo 45 grader hele vejen rundt og valgt at kombinere de 7 forskellige filer i en animation.
Meget lige som da man var en haj hvis man kunne lave Gif-animationer J

Ved at tilføje en hvid firkant som baggrund, en knap og endu et stykke grafik i bunden, blev resultatet som nedenstående:

Bevares.. Der er plads til forbedring, men det tog altså også kun ca. 2 minutter at lave det..

Det er muligt at lave alt muligt andet også. Bl.a. tegneserier som denne:

Overvejer du at kaste dig ud i at lave App’s eller er du allerede i gang med Corona, så kan jeg kun anbefale SpriteDeck!

Mere info og gratis download af trial-version: www.spritedeck.dk

Det skal siges, at jeg ikke har noget med SpriteDeck at gøre..

Skriv gerne en kommentar hvis du har erfaringer med dette eller andre programmer der letter arbejdet med at lave app’s

SpriteDeck in 30-seconds from Citrify on Vimeo.

Mange virksomheder forsøger dagligt at blive papirfri i deres arbejdsgange. Blandt andet for at blive mere effektive og opnå gevinster i form af besparelser eller øget indtjening. Mange må sande at denne opgave ikke er helt nem, og at det kræver mere end bare snak at realisere denne vision. Helt grundlæggende kræver det at vi ændrer vores måder at tænke og arbejde på. 

“Papirfri dag” er en verdensomspændende begivenhed, hvor alle opfordres til at stå sammen om at “overleve” bare én dag, uden et bruge så meget som ét stykke papir. Toiletpapir er dog undtaget..

Det er organisationen AIIM (Association for Information and Image Management) med over 65.000 medlemmer, der står bag initiativet “World Paper Free Day”, der vil blive afviklet i mange forskellige lande den 28. oktober 2010. Netop denne dag slutter Europas største messe for dokumenthåndtering i Tyskland, så her kommer der også til at ske en hel masse “papirfri”-ting.

Den danske Papirfri dag afholdes af AIIM og ECM Akademiet hos IBM i Lyngby, hvor alle med behov for inspiration til at komme et skridt videre, med deres digitalisering er velkomne. Det koster 895 kroner at deltage i arrangement, der byder på talere, cases og reel vidensdeling fra bl.a. ATP, eBoks, Kommunernes Landsforening og Ingeniørernes A-kasse med flere.

En af betingelserne for at kunne være med på AIIM’s liste over papirfri arrangementer denne dag er, at der ikke må benyttes papir i forbindelse med begivenheden. Derfor vil der ikke blive udsendt invitationer eller andet om denne dag på papir. Dette gør at vi i fællesskab bliver nødt til at sprede ordet om arrangementet via nyhedsmedier, e-mail, mund-til-mund, Facebook, Twitter, LinkedIn, nyhedsbreve, websites, blogs osv. På selve dagen vil der heller ikke blive udleveret præsentationer og andre informationer på papir. Alle deltagere får materialet fra konferencen med hjem på en CO2 neutral USB-stick.

Det er ECM Akademiet der i samarbejde med AIIM, DIMO, CDM Europe og sponsorer, der står bag konferencen i Lyngby. ECM Akademiet rådgiver, underviser og certificerer danske virksomheder i Enterprise Content Management, dokumenthåndtering, scanning og datafangst. Efter dagen vil virksomheder kunne skrive deres erfaringer med at være papirløse på samme hjemmeside.

Tager du udfordringen op? Kan I undvære papir i Jeres virksomhed en hel dag?

Tilmelding til Papirfri dag 2010

Vi lever i en vidensøkonomi, og deltagerne og jeg kunne hurtigt blive enige om, at i vor tid er viden det samme som guld (eller magt).

For at illustrere dette have jeg lånt en håndfuld “guldklumper” af min 6-årige datter, der med en løftet pegefinger gav mig besked på at jeg højest måtte smide ét stykke væk. Resten skulle hun have igen.

Som illustration på det traditionelle fællesdrev i mange virksomheder, lagde jeg guldstykkerne hist og pist forskellige steder i lokalet. Og så var det at lighederne mellem dokumenter på et fællesdrev og guldstykker for alvor trådte frem. Efter kort tid kunne jeg ikke huske hvor jeg havde lagt de forskellige guldstykker, og jeg havde glemt at holde styr på hvor mange stykker jeg havde med. Jeg havde ikke nogen kontrol over hvem der kiggede på dem, hvem der flyttede dem, hvem der havde dem i hånden og hvem der lavede noget med dem. Hvis de andre havde haft nogle stykker med også, vidste jeg heller ikke hvilke der var mine og hvilke jeg havde ansvaret for.

Jeg vil mene, at de virksomheder der dagligt håndterer og handler med ægte guld, ved præcis hvor meget guld de har, hvem der har adgang til det, hvem der har håndteret det, hvem der har anvendt det til noget osv.. Og hvorfor er det så lige at de fleste virksomheder slet ikke har denne kontrol med deres “guld” (viden)??

Når vi taler om digitale dokumenter og viden så det selvfølgelig i overført betydning at vi taler om guld. Men ikke desto mindre er det for mange virksomheder netop viden og evnen til at udnytte denne, der er giver konkurrencefordele og nye muligheder for effektivisering.

Hvis bankerne sløsede sådan med kontrollen af deres guld, så kan jeg nemt forestille mig at de ville få det ene og det andet tilsyn på nakken. Men når helt almindelig store og små danske virksomheder sløser med deres viden, så er der ikke nogen der tænker specielt over det. Der skulle oprettes et tæskehold, der kunne tage ud og prygle danske virksomhedsledere og it-chefer når de ikke tager deres videns- og dokumenthåndtering seriøst!

Dokumenter og deres indhold bliver i øvrigt først til viden når disse holdes sammen og bruges i de rette sammenhænge. Så i virkeligheden slæber mange virksomhede rundt på kæmpe bjerge af ubrugelige sten. Det er et problem at mængden af elektroniske informationer og dokumenter stiger voldsomt. Måske det er dig der læse netop dette indlæg, der skulle omdannes virksomhedens sten til guld. – Det kan man da kun blive populær af J

Men om jeg har holdt ord til min datter og kun mistet højst ét stykke ved jeg faktisk ikke. Ved du?

Der er også kommet nye datoer: 26. – 28. oktober (var tidligere i November)

Hvad det i praksis betyder for messen og mulighederne for at få hotel i Stuttgart vides endnu ikke. Der er mig bekendt en anden stor messe i området på det tidspunkt..

DIMO, der som altid arrangerer en tur til DMS, er i gang med at få flyttet hotel- og busreservationerne. Sig til hvis du vil have mere information om DIMO-busturen.

Mere info her: http://cms.messe-stuttgart.de/cms/dms_aussteller_messe.0.html

Den 28. oktober er i øvrigt “Papirløs dag” i hele verden. Som mon ikke der sker noget spændende på messen den dag.

Michael Fray
ECM Akademiet A/S

Blandet de stiftende medlemmer er Dansk Image Management organisation (DIMO). De øvrige stiftende medlemslande var Tyskland, Frankrig, Spanien, Belgien og England.

CDM Europe bliver en europæisk paraplyorganisation, hvor primært organisationer og universiteter fra medlemslandende kan mødes og udveksle erfaringer om vidensdeling og håndtering af elektroniske dokumenter og såkaldt ”indhold”. CDM står for Content and Document Management.

Det var undertegnede, der var taget til Tyskland for at repræsentere Danmark og DIMO. Jeg blev i øvrigt valgt til næstformand, hvilket bl.a. betyder at Danmark får formandskabet i 2011, og dermed også bliver det land der skal afholde den årlige CDM konference samme år.

En analyse fra IDG forudser at mængden af vores digitale dokumenter vil fordobles hvert 1 ½ år. Altså kan man regne med, at antallet af dokumenter på harddisken, om 18 måneder vil være vokset til det dobbelte.

Hvis virksomheder ikke får sine elektroniske dokumenter under kontrol nu, så kan de roligt regne med at opgaven bare vil vokse og vokse. Derfor mener DIMO, at det er meget vigtigt med en effektiv og international indsats på dette område. Det er vigtigt at vi er med til at præge udviklingen af f.eks. standarder og nye formater. Samtidig er det endnu mere vigtigt at danske virksomheder bliver endnu bedre til at håndtere deres elektroniske dokumenter og informationer. Ellers risikerer de at sakke bagud i forhold til deres internationale konkurrenter.

Der kan indhentes flere informationer om DIMO og om CDM Europe hos
Michael Fray
mf@ecmakademiet.dk
www.ecmakademiet.dk
Mobil: 22 40 44 03

Formand for DIMO
Steen Meinert
sm@skanmail.dk
www.dimo.dk

Danmark skal bruge PDF/A fra 2011

Folketinget har netop besluttet af offentlige virksomheder og institutioner fra april 2011, skal benytte PDF/A-formatet til afsendelse af ikke-redigerbare dokumenter. Til redigerbare dokumenter blev det ODF der løb af med sejren over fx Microsoft OOXML.

For ca. 2 år siden stiftede jeg den første (og eneste) danske erfa-gruppe om PDF/A. Med i gruppen er bl.a. Statens Arkiver, PBS, Kort og Matrikelstyrelsen, KMD og e-Boks. På gruppens sidste møde i slutningen af 2009, blev vi sjovt nok enige om at PDF/A i virkeligheden nok egner sig lige så godt til distribution som til arkivering. Nogle vil endda sige at formatet er bedre til distribution af dokumenter end det er til arkivering.

En af styrkerne, set i forhold til distribution, er at alle benyttede fonte skal indlejres i PDF/A-dokumentet. Dette sikrer at alle der åbner dokumentet, ser det på den måde det er tænkt – en eksakt visuel reproduktion. Set i forhold til arkivering, så fylder et PDF/A-dokument med indlejrede fonte, en hel del mere end en alm. PDF. For os der tænker meget på langtidsarkivering af digitale dokumenter, er det ikke helt uvæsentligt om et dokument fylder 30 KB eller 100 KB. – Specielt ikke hvis man lagrer 1.000.000 dokumenter pr. måned eller år.

Idéen med PDF/A er, at det også skal være muligt at åbne nutidens digitale dokumenter om mange år. Nu hvor en meget stor del af vores daglige dokumenter bliver født digitalt og aldrig kommer ud på papir, så er det vigtigt at vi tænker over hvordan disse dokumenter også kan åbnes om 50 år. Jeg talte med nogle folk fra Airbus, der kunne fortælle at de skulle gemme deres dokumenter i 99 år. Det er godt nok lang tid. Jeg kan komme i tanke om formater fra bare 10-15 år siden, der ikke længere kan åbnes. Senest opdagede jeg at jeg ikke længere havde en fungerende afspiller af mine VHS-bånd. Og hvem har stadig et diskettedrev? Jeg har ikke, men jeg ved at jeg stadig har nogle disketter et sted.

Hvis man skulle have lyst til en tur i det filosofiske hjørne, så kan man jo tænke lidt over hvor mange vigtige informationer vi den dag i dag stadig har adgang til fra fortiden. Helt tilbage fra hulemalerierne, runesten, dødehavsruller og papyrusser er der blevet videregivet værdifuld viden. Disse medier har virkeligt holdt længe. Noget længere end den gennemsnitlige levetid på en CD-Rom.. Hvad vil der ske i fremtiden, hvis nutidens viden forsvinder? I vores dage sidder der jo ikke nogen og hakker 0 og 1-taller ind i medier der forventes at holde i flere hundrede år.. Og nøjagtig derfor er det vigtigt at både private og virksomheder har en plan for at bevare deres viden og “arv”.

Fra 2011 hedder “Planen” altså PDF/A i Danmark
– når der gælder distribution af ikke-redigerbare dokumenter til virksomheder og borgere

Facts:

• PDF for Archiving – ISO-standard for hvordan elektroniske dokumenter skal gemmes med henblik på langtidsarkivering i PDF-formatet.
• Den officielle ISO standard hedder ISO 19005-1:2005 
• PDF/A-1b – Eksakt visuel reproduktion af dokument
• PDF/A-1a – Eksakt visuel reproduktion af dokument PLUS oplysninger om tekst i Unicode format samt dokumentets opbygning.
• Der arbejdes på en ny PDF/A-2 standard, der kommer til at bygge på PDF Standard 1.7 (Kom med Adobe Acrobat 8). Denne standard forventes klar i år 2010

Følgende er forbudt i PDF/A:

• Bookmarks og links – Kan være der, men skal være inaktive
• Formularfelter – Tekst er ok
• Knapper – ingen handlinger
• JavaScript – ingen handlinger
• Annotationer – standard er tilladt
• Lyd og video – Forbudt
• Inkluderede filer – Ingen filer med eksterne afhængigheder
• Lag (Layers) – Ikke endnu (PDF/A-2)
• JPEG2000 Komprimering – Ikke endnu (PDF/A-2)

Her findes en række tekniske dokumenter, der bl.a. beskriver alt det grundlæggende om PDF/A samt farver, sikkerhed, digitale signaturer og XMP i PDF/A: http://pdfa.org/doku.php?id=pdfa:en:techdoc

Du kan købe standarden her: http://www.iso.org/iso/iso_catalogue/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=38920

Har du spørgsmål om PDF/A, så er du velkommen til at ringe på 22 40 44 03 eller skrive til michaelfraydk@gmail.com